Ser productivo. Algo subjetivo

Cuando nos referimos al término “ser productivos” nos encontramos con diversas interpretaciones. Las empresas evalúan la productividad de sus empleados, o bien mediante sistemas taylorianos o bien a través de aplicaciones que evalúan la consecución de objetivos.  Sin embargo, cuando nos referimos a la productividad propia, personal, como algo inherente a nuestra identidad, el término varía bastante.

La cara oculta de la procrastinación

Parece ser que la procrastinación, lejos de tratarse de  un simple hábito de  holgazaneria, poltronería o galbana, tiene un componente genético.

La procrastinación y su intención positiva

Aunque muchas personas desconocen qué significa el término “procrastinar”, lo practican habitualmente y otra muchas, aún sabiéndolo, también lo ejercen con asiduidad. En general todos, tendemos a procrastinar algunas acciones que nos resultan tediosas o dificultosas, pero normalmente no llegamos a perder el control de nuestros proyectos y con más o menos dificultad vamos cumpliendo con nuestras tareas, aunque en el fondo, sabemos que hemos procrastinado y que nuestra productividad y buen hacer dejan mucho que desear.

Hacia el rendimiento óptimo

Cuando hablamos de “ser productivos” lo asociamos con la idea de hacer “más con menos”, de optimizar nuestras energías y recursos para hacer más cosas y mejor. Muchas veces este concepto nos seduce y a la vez nos estresa.

Tres en uno. Método GTD

Hoy en día no está tan claro donde se encuentran los límites entre lo particular y lo profesional y resulta difícil establecer una línea bien definida que los separe. Por ello los sistemas de productividad orientados en exclusiva a nuestro ámbito laboral están abocados al fracaso o a quedarse, simplemente, a medio camino.

David Allen cuando define el “trabajo” lo hace así: “todo lo que quieres hacer que todavía no has hecho”. Por ello “trabajo” incluye la planificación de unas vacaciones, el apuntarse a un curso de patchwork o el contratar a un nuevo jefe para el departamento de marketing.

I JORNADAS GTD

Desde hace ya tiempo, viene gestándose la idea de unas Jornadas GTD.


Reunir a personas con la experiencia y los conocimientos, para intercambiar y difundir, dentro de un ámbito distendido, todas aquellas buenas prácticas y nuevos caminos, y así obtener el máximo rendimiento de la productividad personal. De ahí nacen estas primeras Jornadas GTD.

Iniciarse en GTD y no morir en el intento

Conseguir un enfoque positivo y relajado de la vida, que nos haga más productivos y sin estrés, es el objetivo de GTD. Incluso llevado a su exponente máximo de perfección, debería permitirnos experimentar la libertad de disfrutar de una mente como el agua.

Procesar. La parte emotiva de GTD

Al igual que vamos echando la ropa para lavar, en un cesto; GTD recomienda meter “todas las cosas por hacer” en un mismo cesto o bandeja de entrada. A eso se le llama Recopilar.

Tener todo lo que es de nuestro interés o requiere una acción, concentrado en un mismo sitio, nos brinda sensación de control.

Recopilar requiere tiempo, si no es un hábito que ya tienes implementado. Deberás recorrer la casa, el despacho, el coche, el trastero etc. para capturar todos aquellos asuntos que tienes desperdigados y que requieren de tu atención. No obstante, es una tarea agradable, casi impulsiva, como quien coge setas en el campo y siente alegría cuando encuentra una. No tienes que pensar mucho, sólo reconocer que debes hacer algo al respecto y meterlo en la bandeja de entrada.

Una vez hecho este trabajo y tienes repleta la bandeja con todas tus “joyas” recopiladas, empieza lo bueno, que es procesarlas. Transformarlas en una acción, un proyecto, incubarlas o definitivamente desecharlas. Esta etapa es más ardua, pues tienes que decidir y estas decisiones no siempre son binarias (si o no) sino que habrá connotaciones emotivas que te dificultarán el camino.

Primero has de saber las reglas:

1. Procesar en primer lugar el elemento que esté arriba del todo. O si prefieres dale la vuelta al cesto,  para  coger lo primero que depositaste en él. Pero nunca cojas a voleo los temas, pues te despistarías y escogerías los que te apeteciera más gestionar, dejando “las perlas” procrastinadas.

2. Procesa los elementos de uno en uno.

3. NUNCA devuelvas al cesto un asunto, una vez lo has sacado de él.

Hay tareas y elementos fácilmente identificables, para los cuales procesarlos nos resultará muy fácil, la fluidez será automática y los incorporaremos a nuestras listas de proyectos, al archivo o las haremos inmediatamente, si no requieren más de dos minutos.

No obstante, no siempre será tan fácil.

David Allen en su último libro Haz que funcione se refiere a esta etapa de procesamiento con una acepción más amplia y utiliza la palabra Aclarar porque abarca más contenidos y porque en esta etapa es cuando debemos decidir que hacer con algo que no siempre es tan obvio o evidente, es decir tenemos que “aclararnos”.

Para decidir que vas a hacer con los temas pendientes has de determinar el significado relativo que tiene cada elemento para ti y que connotaciones emocionales te representan.

Responder un e-mail para aceptar una invitación, no es simplemente reenviar una respuesta afirmativa o negativa, pues en la decisión a tomar influirán, además de los puramente físicos de si tu agenda está libre en esta fecha, factores psicológicos de aversión o simpatía hacia los asistentes o entresijos sociales de conveniencia.

¿Qué hacer con las fotos antiguas de tu familia? ¿O con enseres que todavía guardas de tu ex pareja? Tendrás que “aclarar” si todavía hay una razón para guardarlas. Generalmente, las personas cuando han de decidir entre clarificación o apego, se deciden por este último; pues tener que clarificarse hace emerger cuestiones o vivencias, que duelen y prefieren aparcarlas.

La lista de Algún día/quizá está ahí para añadir todo aquello que ahora no puedes procesar o no puedes decidir. En esta lista nada tiene una acción específica atribuida, ni ningún compromiso. En ella podrás aparcar aquellos temas que ahora te resulta duro clarificar.

¿Qué es basura y qué no lo es? Si no eres capaz de determinar si algo debe ser cambiado o desechado es porque te mueves en arenas movedizas emotivas. Generalmente las cosas no clarificadas activamente, tienden a propagarse por cuenta propia y una neblina psicológica las envuelve permitiendo que se instalen perennemente, en cualquier parte.

Procesar, para ser productivo debería ser ágil y rápido. Depende del tema y en especial de lo resolutivo que seas. Determinar la próxima acción física a realizar es el secreto, pero rondando están nuestros miedos, apegos y emociones que nos dificultan el camino de procesar nuestros tesoros.

Que tengáis un buen día.

Montse

Referencia Haz que funcione de David Allen (Alienta Editorial)

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-Desapegarse

Mente como el agua. Mente como el hielo

David Allen en su libro Organízate con Eficacia nos explica que el estado ideal a alcanzar en productividad personal es el estado de una “mente como el agua”. En este estado, nuestra organización personal estaría absolutamente bajo control, a todos los niveles y a todas horas, sin estrés. ¿Es eso posible? Según Allen, sí lo es.

La “mente como el agua” es un símil utilizado en karate, para definir la alerta perfecta:

"Cuando el agua está en calma, no hay olas ni perturbaciones, la superficie está tranquila, incluso se vislumbra el fondo del estanque. Si se echa un guijarro al agua, se crean ondas, anillos concéntricos que van hacia fuera de la masa intrusa. Estas ondas son siempre proporcionales a la fuerza y a la masa causante de la perturbación, ni más ni menos. Después, el agua vuelve a la calma."

Éste sería el estado ideal de la “mente como el agua”, serena, fluyendo a través de nuestros pensamientos con total normalidad, sin estancarse, utilizando la energía precisa para cada acción, sin miedo a olvidar nada, ya que todo está bajo control.

Pero ante este estado ideal, existe el estado más frecuente que es la “mente como el hielo”. Aunque el agua y el hielo son en esencia la misma cosa; el agua fluye y se expande libremente, mientras que el hielo se solidifica y se queda fijo en un lugar.

Igual ocurre con nuestros pensamientos. Si se fijan una y otra vez en las mismas cosas, invirtiendo energía superflua por temor a olvidarlas o por  no saber determinar cual ha de ser la próxima acción, la mente se congela y no nos deja avanzar.

Utilizar un buen sistema de organización, como puede ser GTD,   que mediante listas y otras herramientas sencillas, podamos confiarle todas nuestras tareas y sepamos que nos las presentará en el momento y contexto adecuado; nuestra mente, liberada de esta carga, ya puede fluir como el agua, a otros estadios más creativos.

Que tengáis un buen día.
Montse


Video:RAMON CAMI - Fotolia.com

fuentes: Organízate con Eficacia de David Allen  edit.  Empresa Activa
Secretos de las artes Marciales de Kazumi Tabata

Lista por un día. Da un empujón extra a tu productividad.

¿Tienes una  mañana despejada? ¿Te han cancelado una reunión?.

Busca un sitio tranquilo y aprovecha hoy para descargar tu lista “Algún día/quizá”. Esta lista en la que van a parar todos tus “quisieras” y “debieras” y que, aunque, la revisas algunas veces, generalmente le añades cosas y no le restas ninguna.

Crea una nueva lista y llámale “Hoy es el día”.Si el nombre te parece cursi o largo, llámale simplemente "Hoy". Esta lista tiene fecha de caducidad y esta fecha es hoy mismo.

Aprovecha para actualizar “Algún día/quizá”. Tacha todo aquello que ya no prevés hacer, sea porque lo has resuelto o porque ya no te interesa.

Elige de las tareas a realizar una que pudieras iniciar y terminar hoy mismo. Si la hay, no tienes más que traspasarla a la nueva lista "Hoy es el día" y ponerte manos a la obra. Una vez realizada la acción, táchala.

Si no hay una acción que puedas terminar en el día, selecciona una que puedas iniciarla hoy y el resultado obtenido pasarlo a la lista de "proyectos" o "próximas acciones", nunca debe volver a "Algún día/quizá".

Si estás muy inspirado y puedes realizar más de una acción, sería fantástico.

Generalmente, no es tan fácil encontrar en “Algún día/quizá” una acción que se pueda empezar y acabar en veinticuatro horas, pero si la hay. es porque no debiera estar allí. Hazla y trabajo hecho. Por otra parte si has iniciado en firme uno de los “quisiera” o “debiera” que tenías en la lista desde hacía tiempo, ya has dado un paso de gigante.

Ahora  ya puedes romper tu “Hoy es el día”, está caducada.
Que hagáis una buena lista.
Montse

Las abejas usan GTD

Las abejas, consideradas las más productivas y organizadas del planeta. ¿Qué sistema usan?.

Recolectar:

Las abejas succionan el néctar de las flores y lo depositan en el buche que tienen en su tórax. También recolectan el polen, recogiéndolo en un recipiente que tienen en sus patas.

Procesar:

Una vez de vuelta a la colmena se inicia el proceso.

El néctar tiene una alta concentración de agua y azúcares y es depositado en las celdas hexagonales de los panales de cera y lentamente es sometido a un proceso de deshidratación produciéndose la miel.

La abeja almacena también, el polen en los panales, agrega sus enzimas, tapa este polen con una capa de miel a modo anaeróbico, y luego de unas semanas el polen se transforma en lo que los apicultores denominan pan de la abeja. Es el elemento básico de su dieta.

Organizar:

Dentro de la colmena hay una constante circulación, porque hay abejas que le entregan a otras el polen recogido. En ese sistema de intercambio también circulan sustancias químicas de abeja a abeja y son esas sustancias las que regulan la producción de las distintas clases sociales que conforman la colmena. Están organizadas en tres clases: Abeja reina, obreras y zánganos. Todos cumplen su desempeño. La reina produce huevos, las obreras trabajan y cuidan a la reina y los zánganos fecundan a ésta.

Revisar:

 Las obreras tienen otras muchas misiones aparte de recoger alimento y guardar la colmena. Pasan mucho tiempo limpiando la colmena y renovando el aire con las alas para refrescarla y ventilarla.

Hacer:

Las abejas construyen el panal con placas de cera secretada por unas glándulas situadas en su abdomen. La reina pondrá un huevo en cada celda y cuando las larvas salen del huevo son alimentadas con miel y polen y con las secreciones de las glándulas de algunas de las obreras. Las larvas ya desarrolladas son encerradas en una celda; cuando se han convertido en abejas adultas salen rompiendo la cubierta e inician el ciclo.

¿A qué sistema de productividad os recuerda?. Quizás usar GTD sea lo más natural del mundo.

Que tengáis un buen día.
Montse.



Referencias Wikipedia

MI GTD PARTICULAR

He leído muchos artículos sobre  GTD y lo considero un método muy interesante  para aumentar nuestra productividad y organización diaria.

"GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas."

-Los principios del método GTD (Getting Things Done) son:
- Recopilar
- Procesar
- Organizar
- Revisar
- Hacer

 Cuando empecé a leer blogs de productividad y que hablaban sobre este método, me quedé sorprendida.Yo lo utilizaba, ¡sin saberlo!.

Os cuento mi método:
Ante todo proveerse de una libreta, tipo Moleskine, y llevarla siempre encima. Cuando menos te lo piensas surge una idea, una tarea, una tienda con objetos curiosos. Sin más lo anotas, no importa mezclar direcciones con tareas, las medidas de una alfombra que te ha gustado, con que te has acordado que sería interesante elaborar un determinado informe para tu trabajo. Haces una raya que separe una cosa de otra y punto. Ahí tienes mucha información y junta, no desperdigada en papelitos y post-its. Cuando abres tu libreta, sin querer, ya das un vistazo a lo que tienes anotado. La libreta Moleskine es muy bonita, con páginas color crema, una solapa interior y se cierra con una goma elástica, no obstante, cualquier libreta puede servir, siempre que sea del tamaño adecuado, fácil de abrir y ligera.

Confecciona una lista de Tareas Pendientes. Coge una cuartilla: junta todos los papelitos, repasa tu agenda, haz memoria y ves anotando todo lo que tienes pendiente de hacer. Una cosa detrás de otra, luego ya distribuirás por urgente, importante y puede esperar;, pero ahora intenta juntarlo todo. Al hacerlo así, se descarga la mente, la vacías y evalúas exactamente que tienes por hacer. Es como vaciar un cajón y ver qué hay dentro.

Cuando tienes en tu cabeza metido todo lo pendiente de realizar, se crea tensión, esfuerzo por recordar y estrés,  no discernimos  ni el volumen  del trabajo ni las prioridades a seguir.
Esta lista siempre ha de estar abierta, en ella hay que ir anotando todas las nuevas tareas a realizar y tachando las que ya están hechas o que ya no las vas a hacer.Una vez hayas confeccionado la lista y no se te ocurra que más apuntar. Diversifica, pasa a tu agenda las llamadas, citas y reuniones. Establece el calendario. Puedes utilizar una agenda electrónica, tu ordenador, tu blackberry, si la tienes, o  la convencional de papel.

Opcionalmente, puedes hacer dos o tres listas más : Urgente, Importante, Puede esperar.
Depende de cada uno, yo no las necesito.

Aunque parezca complicado y laborioso no lo es. Como todo, requiere disciplina, primero en iniciar el método, confeccionar las listas y revisarlas periódicamente. Si se hace así, resulta  increíblemente productivo.Se gana un montón de tiempo y aumenta nuestra sensación de control y relax.

Y un truco final. Tengo un archivador, tipo fichero. Aquí concentro todo, mi lista de Tareas Pendientes, la pongo al principio y después abro fichas: Libros: que me han recomendado o deseo leer: Compras: cosas que quiero adquirir, aunque no sean prioritarias. Películas : por ver. etc. Al final del archivador guardo tarjetas y direcciones de tiendas que me han gustado. Las tarjetas de Restaurantes las guardo aparte, siempre con la fecha y con quíén he ido. (es una manera de saber si hace mucho tiempo que no he frecuentado un local, puede ya estar obsoleto).

Todo en este archivador, todo está ahí metido y mi mente se relaja y ya puedo empezar a trabajar de verdad.
Que tengáis un buen día.
Montse