"Archivar rápido. Encontrar rápido."
Este debería ser el lema de un buen sistema de archivo.
¿Por qué procrastinamos tanto a la hora de archivar? ¿Por qué lo hacemos lento y complicado.?
Si necesitamos más de un minuto entre que decidimos que un elemento de nuestra bandeja de entrada lo queremos conservar hasta que lo archivamos en su sitio definitivo, es que no estamos usando un buen método. Peor aún, si posteriormente queremos recuperar este elemento y debemos poner todo patas arriba para encontrarlo. ¿Dónde lo has metido?
Yo he simplificado mucho mi sistema, gracias a la transparencia.
Me he aprovisionado de dossiers transparentes, en los que se ve el contenido. También de unas etiquetas que se pegan y despegan, con lo cual puedes reciclar nuevamente las carpetas cuando tiras el contenido actual.
También tengo cajas, bolsas y sobres transparentes. Cada uno tiene su utilidad.
Ver lo que hay dentro ahorra mucho tiempo. Simultáneamente lees la etiqueta y ves el interior. En las carpetas opacas, aunque las elijas de distintos colores, a primera vista todas son iguales, debes leer una a una las etiquetas para buscar la que te interesa y posteriormente abrir la tapa. Un derroche.
En mi maleta, mis zapatos en bolsa transparente, mi cargador de móvil, mis cremas y champús. No tengo que ir abriendo cada bolsa para ver que he metido dentro.
En la cocina, el azúcar, la sal, el arroz, en botes de cristal. Es fácil ver lo que hace falta comprar.
Film transparente para guardar restos en la nevera. Bolsas para congelar.
Un sinfín de posibilidades. Transparentar está de moda. Impleméntalo en tu archivo.
Que tengáis un buen día.
Montse
Me he aprovisionado de dossiers transparentes, en los que se ve el contenido. También de unas etiquetas que se pegan y despegan, con lo cual puedes reciclar nuevamente las carpetas cuando tiras el contenido actual.
También tengo cajas, bolsas y sobres transparentes. Cada uno tiene su utilidad.
Ver lo que hay dentro ahorra mucho tiempo. Simultáneamente lees la etiqueta y ves el interior. En las carpetas opacas, aunque las elijas de distintos colores, a primera vista todas son iguales, debes leer una a una las etiquetas para buscar la que te interesa y posteriormente abrir la tapa. Un derroche.
En mi maleta, mis zapatos en bolsa transparente, mi cargador de móvil, mis cremas y champús. No tengo que ir abriendo cada bolsa para ver que he metido dentro.
En la cocina, el azúcar, la sal, el arroz, en botes de cristal. Es fácil ver lo que hace falta comprar.
Film transparente para guardar restos en la nevera. Bolsas para congelar.
Un sinfín de posibilidades. Transparentar está de moda. Impleméntalo en tu archivo.
Que tengáis un buen día.
Montse
Llevo años usando dossiers transparentes en tamaño A4 y folio para todos los proyectos, ofertas y tareas que llevo en el trabajo.
ResponderEliminarHace poco empecé a usar las etiquetas "Index" de Post-it, más fuertes que las normales y que se pueden pegar y despegar.
He encontrado muchas ventajas como encontrar rápidamente lo que busco y ocupar poco espacio, aunque también veo unos inconvenientes que tengo que ir solucionando:
-Se escurren con mucha facilidad y alguna vez acaban en el suelo desparramadas.
- Me gusta guardarlas en vertical y el plástico es tan endeble que no aguantan, por lo que al final estoy guardando los dossiers en carpetas de cartulina.
"GTD power" y gracias por tus posts.
-Nacho
@Nacho:
ResponderEliminarYo las etiquetas, (uso de varios tamaños y clases), las guardo en unos sobres de plástico transparente de tamaño A-5 que tienen solapa y se abren con facilidad. Son rígidos y se aguantan bien. Lo de los dossiers, pues sí en carpetas de cartulina o también en revisteros de estanterías, que caben bastantes dossiers y se sacan facilmente.
Muchas gracias por pasarte por el blog y por tu comentario.
Saludos,
Montse