jueves, 12 de enero de 2012

Tres en uno. Método GTD




Hoy en día no está tan claro donde se encuentran los límites entre lo particular y lo profesional y resulta difícil establecer una línea bien definida que los separe. Por ello los sistemas de productividad orientados en exclusiva a nuestro ámbito laboral están abocados al fracaso o a quedarse, simplemente, a medio camino.

David Allen cuando define el trabajo lo hace así: “todo lo que quieres hacer que todavía no has hecho”. Por ello “trabajo” incluye la planificación de unas vacaciones, el apuntarse a un curso de patchwork o el contratar a un nuevo jefe para el departamento de marketing.


GTD nos permite abarcar de forma global la gestión de nuestro mundo particular en todos los contextos. Se basa en obtener control  y perspectiva .

Se trata de un sistema íntegro formado por tres modelos diferenciados. Todos potentes por sí mismos, que nos permiten obtener claridad, dirección y avance; Son sistemas tan interdependientes que nuestra productividad será tan buena como el eslabón más débil de esta cadena.

1.- Modelo de organización del flujo de trabajo.
 Nos proporciona la magia de dominar lo cotidiano, mediante los siguientes pasos:
           
  Recopilar
  Procesar
  Organizar
  Revisar
  Hacer

2.- Modelo de Planificación Natural (Proyectos).

 “El sentido común a veces es el menos común de los sentidos”.

 La mayoría de las veces cuando intentamos planificar un proyecto “conscientemente” nos alejamos del sistema natural que usaría nuestro cerebro.
 El Modelo de planificación natural se basa en que el método más ecológico de planificar en la vida real, es el que usaría nuestra mente de forma natural.

Lo consigue con estos cinco pasos:

   Propósito
   Objetivos
   Generar lluvia de ideas
   Organizar
   Acciones
           
3- Modelo de los horizontes de enfoques (prioridades)

Mediante un símil de perspectivas a diferentes niveles de altitud, nos permite ver con, amplitud de miras, nuestros horizontes desde la pista de despegue de nuestra posición cotidiana hasta los 15.000 mts de altura, donde se suponen están situados nuestros propósitos y valores primordiales en la vida. Ninguno de estos horizontes es viable por si mismo y cada uno forma parte del conjunto de enfoques de nuestra hoja de ruta y debe ser congruente con los demás.

El mapa de altitud:

15.000 mts.                 Propósito y valores centrales
12.000 mts.                 Visión
  9.000 mts.                 Metas y objetivos
  6.000 mts.                 Áreas de responsabilidad
  3.000 mts.                 Proyectos
 Pista de despegue      Acciones          



Como podéis ver en el gráfico, el control y la perspectiva se encuentran frente a frente en el nivel de ACCIONES. No importa lo sofisticados o simples que sean nuestros proyectos, nuestra visión o enfoque deberá trasladarse siempre a una acción física si no queremos que solo se queden en una ensoñación. Tampoco significará nada que hayamos logrado un buen nivel de control en nuestro flujo de trabajo si no lo revisamos periódicamente y tomamos medidas para mantenerlo.

Las connotaciones más populares y de más éxito del sistema GTD son la de confeccionar listas de recordatorios por contextos y la del razonamiento ¿cuál es la próxima acción física a realizar?, olvidando que GTD es mucho más que eso.

Con frecuencia damos mucha importancia al modelo número 1 de “organización del flujo de trabajo” y nos centramos en él: nos obsesionamos en recopilar y procesar nuestra bandeja de entrada e incluso hacemos revisión semanal y definimos próximas acciones, pero olvidamos el resto de modelos. Nuestro horizonte a 15.000 mts no lo tenemos bien definido y muchas veces nos abalanzamos a actuar sobre un proyecto sin previa planificación.

Con la unión de estos tres modelos a GTD no se le escapa nada y abarca todos los aspectos de nuestra vida. No nos quedemos a medio camino. ¡Aprovechémoslo!.
  
Que tengáis un buen día
Montse


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14 comentarios:

  1. Excelente resumen, nunca hubiera imaginado que se podía explicar (bien) la metodología GTD en tan pocas palabras.

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  2. @Luís José Sánchez : Gracias. No creas que me ha resultado sencillo.
    Lo que quería era transmitir la idea del "jugo" que se le puede sacar a GTD y a su vez sintetizar al máximo en que consisten los tres modelos.En especial va dirigido a aquellos lectores que sienten curiosidad por el método, pero no tienen una "visión" clara de todas sus posibilidades.Un abrazo

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  3. Juan Carlos Hoyos Posada13 enero, 2012

    Felicidades, es exactamente el articulo que siempre tenia en la mente, al ponerle tanto detalle a cada paso se olvida que el implantar GTD implica tener varios conceptos presentes (control horizontal, control vertical, modelo de planificación natural de proyectos).

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    1. @Juan Carlos Hohos: Gracias, Juan Carlos .He querido hacer hincapié en ello, porque el control horizontal es muy útil, pero quedarnos solo con ello nos quita potencial. No obstante hay personas a las que puede resultar estresante la amplitud del método si lo quieren adoptar todo de golpe desde el primer día y les puede resultar más fácil hacerlo de forma paulatina.El objetivo del post es clarificar de forma muy sucinta en que consiste GTD y todas sus posibilidades. Saludos

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  4. Muy real. Es cierto que uno se pone a organizar el trabajo, porque es lo que normalmente se desborda, pero uno se termina olvidando de poner en caja lo personal. Un esfuerzo que vale la pena hacer para tener una mejor calidad de vida.

    Saludos


    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: IN - Evernote – Mis primeras armas

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    1. Gracias JC. GTD contempla que hay que gestionar la vida como "un todo" sin distinción de ámbitos, para sacarle el mejor partido. Es lo que le distingue de un método de productividad que sólo abarque la gestión del tiempo o la organización de tareas. Saludos

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  5. Pero ocurre que justamente David Allen indica que si no tenemos controladas las cosas de la pista de despegue no podemos liberar espacio mental para ir más arriba, por eso él recomienda comenzar de abajo hacia arriba.

    Ya llegaremos a tener una visión global.

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    1. @Lucía:
      Efectivamente, el control al nivel de pista nos permite sentirnos más receptivos a emprender proyectos más ambiciosos, lo malo es instalarse en la pista y no despegar. También a veces deberemos subir a unos cuantos miles de metros de altura para validar nuestras metas y propósitos. Es decir, de abajo hacia arriba, pero a veces deberemos ir de arriba a abajo para validar o reformular nuestras metas. Muchas gracias por tu aportación.Saludos

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  6. Excelente Montse felicidades, le has dado una perspectiva muchisimo mas amplia en mucho menos texto a lo que significa la metodología GTD va a mis posts favoritos

    saludos!

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  7. @Juan Olvera
    ¡Mil gracias Juan!.Es un honor para mí.
    Un abrazo,
    Montse

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  8. Montse, me uno al resto y te felicito por el Post. Mira que hay mil de ellos corriendo por ahí pero ninguno capta la esencia del método GTD al completo.
    ¡Mil gracias por este resumen 3en1!

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    1. @FPR Gracias a tí por comentar y seguir el blog. Un abrazo

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  9. Montse, quines eines fas servir per dur utilitzar GTD? "Baixa tecnològia" que diu l'allen? o algun software d'organització com Evernote?

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  10. @FPR Donç "baixa tecnologia". Les llistes per context. Safata d'entrada tradicional, una llibreteta que duc a tot arreu i el meu smartphone que em serveix com agenda i calendari, Fer fotos serveix també com apunt de coses que t'interessen. L'únic seguir el mètode i recopilar tot. allò que apuntes i fotografies i passar-ho a les llistes corresponents. Mètode, simplement.

    Per si vols saber mès sobre software per GTD t'adjunto link del blog d'Alberto Barbero

    a vueltas con el software para gtd

    Salutacions

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