jueves, 6 de octubre de 2011

Planificando un Proyecto



Definimos como proyecto cualquier objetivo que requiera de más de una acción.

El objetivo de un proyecto puede ser sencillo y no precisar de muchas acciones, personas ni recursos o por el contrario puede ser complejo, precisar de la coordinación de bastantes personas y del consumo de un gran volumen de recursos.

Sea la que sea, la dimensión de un proyecto, siempre precisará de una planificación previa. 

Un proyecto tiene seis características:

1.- Tiene un principio y un fin
2.- Un timming de calendario definido para su ejecución
3.- Plantearse íntegramente de una sola vez.
4.- Precisar de varias acciones y/o de varias personas para su ejecución.
5.- Contar con un limitado número de recursos.
6.- Constar de una sucesión de actividades o de fases.

En realidad, el éxito de un proyecto consiste en que se realice a tiempo, dentro del presupuesto y conforme con las expectativas de calidad puestas en él.

¿Cómo se logra esto?

 Planificando.

Aunque a veces estamos tentados a lanzarnos rápidamente a la acción, es preciso siempre tomarse un tiempo en planificar. Ir despacio al principio nos podrá permitir apretar luego el acelerador.

Planificar podría consistir en alejarse lo más posible de las improvisaciones. Organizar de forma secuencial y estructurada el devenir de las acciones a implementar.

A veces, un proyecto plantea tareas que abordamos por primera vez y que requieren de la concurrencia de personas que normalmente no trabajan juntas. Hacer intervenir en esta planificación a todo el equipo, permitirá hallar un terreno de entendimiento común y definir las expectativas de cada uno, con respecto al resultado final. Conocer las habilidades de cada miembro nos facilitará asignar las tareas a realizar de una forma más eficiente.

La “lluvia de ideas” hará plantear preguntas como ¿y si ocurriese tal cosa? ¿Qué podría fallarnos aquí?  ¿Cómo conseguir más recursos?

Para acertar en lo que se debe hacer, es preciso situarse mentalmente al final y recorrer el camino en sentido inverso. Cuanto mejor definido tengamos el resultado final de nuestro proyecto, mejor podremos programar el camino que nos conduzca a él.

Cuando se trata de un proyecto dirigido a unos usuarios o clientes hay que imaginar cuál será su punto de vista. ¿Quién es el usuario final? ¿Qué espera de nosotros? Un cliente, un proveedor, un jefe o un paciente. Hay investigaciones que demuestran que los usuarios suelen ser los iniciadores de la mayoría de innovaciones técnicas. Hacer un estudio de mercado, conocer cual es el público objetivo y sus necesidades, nos permitirá captar realmente qué necesitan y conseguir verdaderas oportunidades de negocio.
Para que un proyecto sea un éxito, la opinión del usuario final, en cuanto a satisfacer sus necesidades o aportarle soluciones, deberá coincidir con el objetivo que se había definido al inicio del proyecto.

Una vez recopilada toda la información necesaria, estudios de mercado, público objetivo, posibilidades de financiación, y haber estudiado los posibles problemas que puedan surgir, es el momento de establecer la secuencia de acciones a realizar.

Algunas se podrán realizar simultáneamente y repartirse entre el equipo. Mientras unos realicen ciertas acciones, otros podrán efectuar otras de otra índole. Optimizar el tiempo es crucial.  Otras precisarán esperar que se realice una primera fase, para poderlas llevar a cabo.

Un planning de acciones, es sin duda imprescindible.

Pero en cualquier proyecto, surgen desviaciones imprevistas. Implementar un plan de mejora continua nos ayudará a reconducir las desviaciones que se produzcan.

PDCA :Planificar-Hacer-Verificar-Actuar

Verificar los resultados reales que se están obteniendo y compararlos con los resultados esperados, nos permitirá aplicar acciones correctivas para no desviarnos del plan inicial.

Analizar las diferencias para determinar sus causas y determinar dónde hay que aplicar los cambios para la mejora del proceso. Esta fase es de vital importancia. Cuanto más preciso se haga el seguimiento más fácil será corregir las desviaciones.

Como decía John Young, antiguo director general de Hewlett Packard :

"No es sólo cuestión de saber hacer las cosas, sino que además, hay que saber que cosas hacer."


Que tengáis un buen día.
Montse


Referencias: El arte de gestionar y planificar en equipo de W.Alan Randolph y Barry Z.Posner de Grijalbo

Tambien te puede interesar el siguiente artículo:
El "alma" del grupo
Procrastinando nuestro proyecto de vida
votar

6 comentarios:

  1. Me hace mucho sentido lo que comentas, sobre todo que la mayoría de las personas "comienza a actuar" antes de planificar...

    PDCA :Planificar-Hacer-Verificar-Actuar
    es algo que todos debemos recordar

    ResponderEliminar
  2. @notefaltatiempo.cl ¡Gracias por tu comentario!
    Tienes un blog muy interesante. ¡Nos leemos!

    ResponderEliminar
  3. Que buena publicación, definitivamente desde que se tengan las metas claras y una buena disciplina se logran los objetivos propuestos y se este consiente de los pro y los contra que estos podrían traer con sigo.

    ResponderEliminar
  4. @Aplicativos Moviles: ¡Gracias por tu aportación!
    Espero pases más veces por el blog. Saludos

    ResponderEliminar
  5. En definitiva la disciplina es la que nos permite tener buenos logros mientras estemos dispuestos, seguros de nuestras capacidades y con nuestros objetivos bien planteados, todo puede ser posible. Un saludo fue todo un gusto visitar tu blog.

    ResponderEliminar
  6. @Empleo temporales: Has dado una buena receta:
    disciplina, disponibilidad y capacidad, todo ello adobado con una buena planificación. ¡Muchas gracias por tu aportación! Deseo pases más veces por el blog. Saludos

    ResponderEliminar

Puedes escribir un comentario.